关于印发《国家知识产权局专利代办处管理规定》的通知 
 

各有关地方知识产权局、各专利代办处：
现将《国家知识产权局专利代办处管理规定》印发给你们，请遵照执行。
特此通知。

附：

1.《国家知识产权局专利代办处收缴专利费用工作规程》
2.《国家知识产权局专利代办处受理专利申请工作规程》
3.《国家知识产权局专利代办处自动化系统专用软件及数据管理办法》


国家知识产权局专利代办处管理规定

（二○○一年一月八日）

    为了适应专利工作发展的需要，加强对国家知识产权局专利代办处(以下称代办处)的管理，使专利代办工作规范化、标准化和自动化，现作出以下规定。
一、代办处是经国家知识产权局审核批准成立，由当地（省、直辖市）管理专利工作的部门直接管理的机构，其工作职能属执行专利法的公务行为，有关专利费用收取及其补贴的财务管理由国家知识产权局规划发展司负责指导监督，业务工作由国家知识产权局专利局初审及流程管理部负责指导监督。代办处的主要任务是，受国家知识产权局委托，做好专利申请文件的受理和专利收费工作，并围绕这一中心任务，开展宣传普及专利法、专利知识，积极为申请人、发明人提供便捷的咨询服务工作。代办处的人员编制、经费等由地方自行解决。各管理专利工作的部门要进一步调动代办处工作人员的积极性，依法做好受理专利申请、收缴专利费用的工作，及时掌握统计分析信息，沟通发明人、申请人与我局的联系，热心为广大申请人、代理人服务。
二、代办处的工作职责为受理专利申请（不包括受理涉外申请、PCT申请、分案申请、要求国内优先权申请和接收中间文件），审批费用减缓请求，收取专利申请费，收取专利年费（包括登记费和印花税）及年费滞纳金（不包括收取专利申请费和专利年费及年费滞纳金以外的其它专利费用和涉外申请所有专利费用,但申请人在申请时与申请费同时缴纳的除外）。代办处负责完成受理的申请和收取的专利费用的数据采集和一校、二校工作。在保证数据正确无误的情况下按规定的期限向国家知识产权局传输数据，邮寄文件和票据，并按规定及时上缴收取的专利费用。
三、代办处要严格规范管理，各代办处必须严格执行《国家知识产权局专利代办处收缴专利费用工作规程》、《国家知识产权局专利代办处受理专利申请工作规程》、《国家知识产权局专利代办处自动化系统专用软件及数据管理办法》。在使用设备及系统时，严格按操作手册运行使用，并自觉接受监督检查，严重违反规程或发生重大差错事故的，国家知识产权局有权停止该代办处工作，进行整顿;情节严重的，则撤销其受理、收费工作资格。
四、国家知识产权局和地方管理专利工作的部门要有计划地培训代办处工作人员，以提高代办处工作人员的业务素质和工作水平。各代办处工作人员必须经国家知识产权局培训合格发证后方可上岗工作，并在国家知识产权局初审及流程管理部登记备案。各代办处工作人员应保持相对稳定。对严重违法或发生重大差错的有关代办处工作人员，国家知识产权局有权吊销其上岗合格证，地方专利管理机关也应做出严肃的处理。
五、国家知识产权局每年向代办处提供自动化费（构成补贴费用的一部分），作为购买设备的易损件、维修和通讯及打印纸等费用，受理申请量在5000件（含5000件）以下，自动化费为3万元，受理申请量超过5000件的,每增加1000件，自动化费增加2000元。国家知识产权局根据代办处受理的实用新型和外观设计专利申请按25元/件，受理的发明专利申请按28元/件，收取的专利费用按3元/笔给予补贴。专利费用数据或票据出现差错的,扣除其补贴费6元/笔，专利申请受理首采数据出现差错的,扣除其补贴费50元/件。
    申请文件和收费票据均应在受理的第二天寄往国家知识产权局,每迟寄一天扣除补贴费100元。
    专利申请和收费数据必须在受理的第二天传输至国家知识产权局。非线路故障问题迟传一天扣补贴费200元。
    各代办处每年应根据年度专利申请受理量和收费笔数计划编制下年度代办处补贴预算，并于当年九月底前报国家知识产权局规划发展司。代办处对其补贴费的使用与管理按国家知识产权局有关规定执行。
六、建立代办处年会制度。各代办处要定期向国家知识产权局报送年度工作总结和工作计划。国家知识产权局每年召开一次代办处工作年会，交流各代办处工作经验，协调解决有关工作问题，加强国家知识产权局与各代办处之间的情况沟通，以不断改进代办处的工作。
七、本规定自发文之日起施行。原《中国专利局关于加强代办处工作管理的意见》（国专发管字[1996]第132号）同时废止。原代办处补贴办法停止执行。在此之前,实施自动化后受理和收费的补贴按上述规定处理。


附件1

国家知识产权局专利代办处收缴专利费用工作规程

    国家知识产权局专利代办处（以下称代办处）受国家知识产权局的委托，依据专利法、专利法实施细则以及专利局第43号公告等有关规定，代国家知识产权局收取部分专利费用。收取的专利费用应在规定的时间内上缴国家知识产权局专利局收费处（以下称收费处）。专利收费工作应遵照下列规定执行：
一、专利收费的职能范围
（一）收取专利费用种类
国家知识产权局专利局根据工作需要，确定代办处收取专利费用的种类如下：
1．三种专利申请费（发明专利申请含文印费）
2．专利申请附加费（说明书附加费、权利要求附加费）
3．发明专利请求实质审查费
4．专利登记费（含印花税）
5．三种专利年费
6．三种专利年费的滞纳金
7．专利恢复权利请求费
    发明专利请求实质审查费与申请费同时交纳、专利恢复权利请求费与申请费或年费同时缴纳时，代办处可以收取；作为中间费用单独缴纳时，代办处不予收取。
（二）专利收费对象
1．代办处可以收取申请人（专利权人）或代理机构代理的涉内案专利费。
2．代办处不得收取涉外专利或涉及PCT专利的专利费（涉外专利的专利费是指非中国籍的专利申请及港、澳、台的法人专利申请的有关费用）。
二、专利费用收取程序 
（一）接收专利费用的方式
    代办处可接收银行、邮局汇寄，或到代办处面交的专利费用。
（二）专利缴费日期的确定
    专利缴费日应依据专利法、专利法实施细则及有关规定确定。
    通过银行汇款缴费时，银行汇单中缺少必要缴费信息（申请号及费用种类），以代办处收到正确缴费信息日为缴费日。
    通过邮局汇款缴费时，邮局汇单中未写明申请号（含申请号错误或申请号不完整）的专利汇款，代办处可直接办理退款，退款后不保留原汇款日。若汇款人在退单上补填信息后再次寄送代办处时，应以汇单第二次寄出的邮戳日为缴费日。
 （三）专利收费记帐
    代办处的专利收费，应使用由国家知识产权局专利局提供的计算机收费系统记帐（以下称收费系统）。每日应建立面交、邮局、银行记帐卷；工作需要时，可建立更正卷、转帐卷、月末特殊凭证卷。系统在使用中应严格遵守“专利收费系统操作手册”或相关说明的规定。
    代办处应将面交专利费用当日记帐；银行、邮局汇寄的专利费用，缴费信息完整的应当日记帐，原则不超过次日（节假日、法定休息日除外）。
    面交专利费用时，应请缴费人当面核实记帐数据。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据，并重新打印收据，含有错误信息的收据应由代办处收回作废。当日面交收费结束后，应输出面交数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据及收据号。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据。修改后，由复核人员（不得是数据采集的同一人员）通过复核数据。必要时，应通知缴费人更换收据。
    银行或邮局汇款记帐后，应每日按卷号输出数据复核单，依据缴费凭证检验复核单中的数据。发现数据错误，应立即修改计算机中的相关数据，修改后方可通过复核数据并批式打印收费收据。打印后需更改收据号时，可利用特殊凭证维护功能或相关说明修改收据号。
 （四）专利收费收据的处理
    收据第一联（棕色）在记帐后，应按序排列，寄送收费处。
    收据第二联（黑色）在记帐后，面交或寄送给缴费人。寄送收据时，应采用挂号信函并记录发函日期，以备查询。
    收据第三联（红色）在记帐后，按收据号排序寄送收费处。
    收据第四联（兰色）在记帐后，与记帐凭证合订一处，按序装订成帐本，供财务检查或审计使用。
（五）缴费凭证
    通过代办处面交专利费用时，缴费人应按规定认真填写缴费清单，以缴费清单为记帐凭证。
    通过银行汇款时，以银行汇款单及汇款清单为记帐凭证。
    通过邮局汇款时，由代办处复印的邮局汇单（复印正面，必要时应复印汇单正、反两面），以复印件为记帐凭证。
三、记帐更正
（一）记帐错误需更正的内容
    记帐后发现因代办处工作失误造成的缴费日期、缴费金额、缴费名称或申请号四项信息之一有误时，应依职权予以更正。
（二）代办处更正
    记帐后发现上述错误，若收费数据及收据尚未转交收费处，可由代办处自行更正。
（三）收费处更正
    记帐后发现上述错误，若数据已转送收费处，但收费处未转入CPMS主库，代办处应及时书面通知收费处相关工作人员予以更正。通知单应写明需更正的内容，由代办处负责人签章，并附送属代办处工作失误的证明材料。
（四）初审及流程管理部更正
    记帐后发现上述错误，若数据已由收费处转送CPMS主库，代办处应填写失误更正报告，送初审流程管理部综合处予以更正。更正报告应附有属代办处工作失误的证明材料。
（五）收据少开金额或多开金额的更正
    发现收据少开金额的，应立即建一同性质的卷（银行汇款建A卷，邮局汇款建B卷）输机记帐后补开收据，并附送更正报告及证明材料。
    发现收据多开金额的，代办处应立即将失误更正报告、证明材料及时报告收费处，收费处及时更正并开出冲款收据，收据第二联寄交款人、第三联转流程室，第四联复印，原件收费处记帐，复印件签字盖章后寄代办处，代办处凭复印件记帐。在相应科目做冲帐处理。
 四、专利收费数据传送及收据的转送
（一）专利收费数据的传送
    代办处当日记帐的数据，应在第二日利用网络向收费处传送（节假日、法定休息日除外），并确认数据传送成功,若传送失败应再次传送。传送工作应遵照代办处收费系统操作手册的规定执行。因故不能传送数据的，应当日上报收费处；未上报的，按无故延误传输数据处理。
（二）专利收费数据传送的记录
    数据传送后，代办处应有相应的书面记录,内容包括：数据传送日期、数据传送量、数据凭证号范围、数据传送人的签章，以备查询。
（三）专利收费收据的转送
    代办处当日打印的收据（含第一联、第三联）,应在第二日以挂号形式寄送收费处，不得将多日收据合为一日寄送。寄送收据第一联（棕色:存根）,以连续纸形式按序排列;第三联（红色:送文档），应以单页形式按收据号顺序排列。寄送时，应附汇总单一式两份（应有相关人员签字）,收据使用情况表（日报表）一份。
五、向国家知识产权局转交的专利费用
（一）结算
    收费处每月依据接收代办处的数据做出月结算单, 以传真形式通知代办处。
（二）汇款
    代办处接到月结算通知单后，应与相应月转出的数据核对，复核无误后，在一周内按月结算单通知的金额全额汇入收费处帐户。代办处应遵守月结算及汇款的规定，不得无故延迟汇款。收费处有关帐户信息如下：
户 名：国家知识产权局专利局
帐 号：0200010009014400518
开户银行：中国工商银行北京市海淀支行北太平庄分理处
（三）重新结算
    经代办处核对，发现月结算单内容有误时，应以传真方式立即通知收费处，收费处在三日内应向代办处发送正确月结算单，代办处接到月结算单后，一周内向收费处汇款。
（四）专利费滋生利息
    据国家财政部及国家知识产权局有关文件规定，由专利费用滋生的利息应全额上缴国家财政。代办处独立帐户资金滋生的利息应上缴国家知识产权局（收费处代收），上缴时应附有书面说明，简述利息滋生原因。
（五）专利费用的日报表、月报表
每日与收据一并向收费处报送下列三张报表：
1．日结单
2．汇总表1
3．汇总表2
每月第一个工作周向收费处报送下列三张报表：
1．科目余额表
2．应交局费用明细表
3．资产负债表
六、专利收费收据的使用及管理
（一）专利收费收据的领取及返回
    代办处领取的专利收费收据，应按顺序使用。每日使用的收据第一联（棕色）与第三联（红色），次日用同一信封挂号寄送收费处。
（二）作废收据的处理
    代办处记帐后的收据因故作废，应将收据第一联至第四联全部收齐并注明“作废”字样，与其他第一联（棕色）收据一并按序排列，寄送收费处。收据汇总表应标明相应的作废收据号。
（三）收据使用报表
    代办处应按规定报送“收据使用情况表报表”与“收据使用季报表”
  1．收据使用情况表报表为每日记帐实际使用的收据量统计表。统计时，输入使用（含作废收据号在内）的启始号与终止号。
  2．收据使用季报表为每季度记帐实际使用的收据量统计表。统计方法同上，每季度第一个工作周报送收费处。
（四）收据用途
    专利收费收据仅可用于专利收费，不得用于其它用途。
七、专利缴费凭证和记帐凭证的保存
    专利缴费凭证与记帐凭证（收据第四联）前后粘贴一处（收据在前，缴费凭证在后），装订成册后由代办处代为保存。以自然年计算，第二年的年末将前一年度成册的帐簿由专人转送收费处，转送时应附相应的帐簿清单。
八、代办处专利收费系统管理及使用
（一）收费系统的管理
    收费系统的软、硬件由国家知识产权局提供，代办处负责使用管理。代办处负责人对收费系统的安全及正确使用负责。收费系统应由一名代办处工作人员操作，该工作人员应具有计算机专业学历（或相近专业学历）。
（二）收费系统的工作范围
   收费系统仅用于代办处专利收费，不得用于其它工作范围，不得向代办处以外的任何单位或个人提供收费数据及收费系统软件。
（三）数据备份及系统的恢复
    代办处操作人员每日应对收费系统的收费数据备份并妥善保存备份资料。当系统崩馈时，操作人员因应立即通知收费处，由代办处系统操作员根据恢复手册指导内容，重新安装系统，收费数据由代办处利用本地备份数据盘恢复。恢复过程应有相应的书面记录，以书面报告形式报送初审及流程管理部综合处。
（四）收费系统的软件维护与更新
代办处收费系统软件的维护与更新由国家知识产权局专利局统一安排。
九、附则
（一）各代办处应设置独立银行帐户、帐号，不得委托当地专利管理机关财务部门代管。独立帐户仅能收取专利费用，帐户内资金的支出方向为专利局收费处。
（二）专利收费的工作应由持上岗证的代办处工作人员执行，工作人员对专利收费数据负有保密的义务，泄密者将承担相应法律责任，对代办处将处以人民币20000元以下的罚款。
（三）专利收费标准和种类必须严格遵照国家知识产权局专利局的规定执行，不应超范围收费，不得在专利费过程中收取任何手续费。收取的专利费用应按期如数上缴，不得擅自挪用、滞留。擅自挪用、滞留应上缴专利费的，将扣除代办处当年的20%作为罚款。
（四）因代办处工作失误，需由初审及流程管理部更正数据时，每更正一申请号数据，对代办处将处以人民币6元的罚款。
（五）代办处无故延误专利收费数据的传输或未按规定时间寄送收据，每滞后一日，对代办处将处以人民币200元的罚款。
（六）代办处应遵守国家及国家知识产权局制定的有关法规，依法行政。未经批准，不得擅自停止或改变代办处的工作职能。
严重违反本规定的，国家知识产权局将责令其停止业务工作并整顿，直至撤销专利收费工作职能。

附件2

                 国家知识产权局专利代办处受理专利申请工作规程

    国家知识产权局专利代办处（以下称代办处）受国家知识产权局的委托，依照专利法、专利法实施细则的有关规定，受理专利申请文件时，应遵守下列规定：

一、专利受理的职能范围
（一）接收的文件对象和种类
1．接收国内单位或个人面交或寄交的发明、实用新型、外观设计三种专利申请文件。
2．接收港、澳、台居民个人通过国内专利代理机构代理的发明、实用新型、外观设计三种专利申请文件。
3．不接收境外申请人直接递交或通过涉外代理机构递交的申请文件。
4．不接收PCT申请。
5．不接收分案申请和要求优先权声明的专利申请文件。
申请人面交要求优先权声明的专利申请和分案申请的，代办处应当通知其用挂号信函的方式直接寄交专利局受理处。
代办处收到申请人寄交的要求优先权声明的专利申请和分案申请，应在请求书左上角加盖代办处收到日期戳，注明挂号号码，连同原始信封转寄专利局受理处。
6．不接收申请人递交的中间文件。
（二）受理审核的内容
代办处受国家知识产权局委托依照专利法和专利法实施细则的有关规定对接收的专利申请文件进行审查。确定申请日、给予申请号。对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批，确定准予减缓的标准，发出通知书（通知书类别如下）。
1．对于符合受理条件但没提交“费用减缓请求书”的专利申请，代办处应当向申请人发出专利申请受理通知书、费用缴纳通知书。
2．对于不符合受理条件的专利申请代办处应当向申请人发出不受理通知书。
3．对于符合受理条件并提交了“费用减缓请求书”，并且符合费减规定的，代办处应当作出费减审批，确定准予减缓的标准，并向申请人发出专利申请受理通知书和费用减缓审批通知书。
4．对于符合受理条件但不符合费减规定的专利申请，代办处应当向申请人发出专利申请受理通知书和费用减缓审批通知书（通知书中注明了不能费减的原因和应缴费的期限和数额）。
（三）日常工作的职能
1．受理面交、寄交的新申请
2．对受理的新申请进行数据采集。
3．每天按时寄送、传送申请文件和申请数据。

二、受理专利申请文件的程序

（一）申请日的确定与费用减缓的审批
1．接收专利申请文件的方式
代办处可接收邮局邮寄或到代办处面交的专利申请。
2．申请日的确定
专利申请文件的申请日（递交日）应依据专利法、专利法实施细则的有关规定确定。
注：申请人邮寄的申请文件以寄出的邮戳日为递交日（申请日），面交的申请文件以面交日为递交日（申请日）。代办处工作人员将申请日记录在请求书规定的位置上。信封上寄出的邮戳日不清晰的，以代办处收到日为申请日，在请求书左上角记载“邮戳不清”并将信封夹入申请文件。
3．费用减缓的审批
代办处对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。审批内容如下：
（1）费用减缓请求书上的请求人应与请求书上的申请人一致，并应有当事人签章,否则不予审批。
（2）职务发明请求减缓费用必须出具上级主管部门的证明。证明中，应当说明请求减缓的单位是企业、事业还是机关、团体，是企业的应说明盈亏情况，非企业的应当说明其经济困难情况。
（3）申请人在文件清单栏中表示有费用减缓请求书，但实际并未提交此文件，应盖“不同意减缓”章，其理由是“未按规定格式提出费用减缓请求”（代码是3），并修改文件清单上的记录。
（二）面交新申请的受理
1．审查、核查面交新申请文件
（1）核实申请文件所属类别是否与专利请求书的类别（发明、实用新型、外观设计）一致。
（2）依照专利法实施细则的有关规定，按确定的申请类别审查申请文件是否符合受理条件。
对于不符合受理条件的，应告知申请人予以更正，申请人当时不能更正的不予受理，退回文件，应申请人的要求可出具不受理通知书，但不在申请文件上作出任何标记。
（3）按专利申请请求书上的文件清单核实申请文件的份数、页数。核查两份申请文件是否完全一致。
实际数量与填写不符的，告知申请人予以更正。
（4）审核请求书各栏目的内容是否填写准确，有无漏填项目。
审查人员不能随意增加或减少请求书上的内容，修改内容仅限请求书的文件清单项和申请人地址的省名项，修改更正时要使用修改符号，以便保留原始数据。
（5）对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。
2．面交申请文件的整理
（1）面交申请文件纸件的整理
①将符合受理条件的专利申请文件分为一式两套，第一套作为电子扫描文件，第二套作为文档文件。两套文件按规定顺序排列。
按专利法规定的申请文件应一式两份，申请人只提交一份的，受理人员应请申请人重新复印一份。
申请人提交的文件一式两份的，只在电子扫描件中存入一份；只有一份的，文件应全部存入电子扫描件。
不同申请人提交的费减请求书、代理人请求书等应属不同文件，需按上述方式存入电子扫描件。
外观设计专利申请，应将彩色图或照片存入电子扫描文件。
文档文件排列顺序应与第一套相同。
②根据专利申请类别给出申请号，作为电子扫描件的第一套文件贴条码型贴条，另一套贴号码型贴条。
（2）在申请文件上加盖公章
①在第一套文件请求书的左上角盖代办处收到日期戳和“面交”章，在文件核实栏盖“核实章”。
②在专利请求书规定位置上记录申请日。
③有费减请求的，在两份请求书相应的栏目内加盖减缓比例章或“不同意减缓”章及理由代码。
以上工作完结后将贴有条码型贴条的请求书送去采集。
（3）申请文件编页码
①为建立纸件文档及电子扫描文档，防止文件丢失，三种专利申请文件均应只对第一套文件按顺序逐页编页码。
标准格式请求书按2页编页码，有附页的，按3页起编码。申请文件中有两面使用的，按两页计算（窗口递交的应退回申请人更正为单面使用）。
除申请专利应提交的必要文件外，凡装订成册的证明类文件只算作一页。
有相互关联的文件应放在一起，如费用减缓证明应放在费用减缓请求书的后面，实审参考资料应放在实审请求书的后面，并顺序编页。
数据采集后打印的“受理通知书”，“费用减缓审批通知书”或“缴费通知书”（无费减的打印此通知），校对单放在第一套申请文件后面，也应顺序编页，校对单上所编号码数，即为该申请文件的总页数。
②编写页码的数字应书写清楚，数字应连续，如编写错误，应用涂改液修改后重编，不得随意涂抹。页码标注在文件右上角处。
（二）寄交新申请的受理
1．审查、核查寄交新申请文件
（1）核实申请文件所属类别是否与专利请求书的类别（发明、实用新型、外观设计）一致。
（2）按照专利法实施细则的有关规定，审查申请文件是否符合受理条件。对于不符合受理条件的专利申请，作出“不受理通知书”，说明不受理的理由，申请文件随同不受理通知书挂号寄回，不受理通知书副本存档保留三年。
（3）审核请求书各栏目的内容是否填写准确，有无漏填项目。
注意：审查人员不能随意增加或减少请求书上的内容，修改内容仅限请求书的文件清单项和申请人地址的省名项，修改更正时要使用修改符号，以便保留原始数据。
（4）对申请人提交的“费用减缓请求书”进行审批。
2．寄交申请文件的整理
（1）寄交申请文件纸件的整理
寄交申请文件纸件的整理规则与面交申请文件纸件的整理规则相同。
（2）在寄交申请文件上加盖公章
①在第一套文件请求书的左上角盖代办处收到日期戳和“寄交”章，将寄交信函的挂号号码登记在第一套文件请求书的左上角，文件核实栏盖“核实章”。
（记录挂号号码应先记录地名的前两个汉字，再记录阿拉伯数字，地名多于两个汉字的部分不记录，特快专递记录前4位阿拉伯数字及最后两位英文字母，如****CN。）
②在专利请求书规定位置上记录申请日。
③有费减请求的，在两份请求书相应的栏目内加盖减缓比例章或“不同意减缓”章及理由代码。
（3）申请文件编页码
申请文件编页码与面交申请文件编页码相同。
以上工作完结后将贴有条码型贴条的请求书送去采集。
（三）数据采集
面交或寄交申请，将第一套文件中的请求书交采集人员录入。录入人员将请求书上的著录项目及清单进行首次逐项数据采集，如寄交文件较多，可采取批处理方式。
1．按专利请求书中类别 ，输入(确定)专利申请类别代码后再输入申请号及其他事项，费减代码，应按请求书上的记载准确录入。
2．录入数据要严格依据专利请求书（包括修改后）及其附页清单中的原始记录，不得主动填加任何信息内容，发现明显错误的，应退还受理人员更正纸件请求书后，方可继续输入数据。
3．除数据完全一致外，不得采用F4存盘方式。采用 F４存盘方式的，要将全部数据重新屏校一遍。
4．采集完一件申请后，必需按下F2键，予以保存和清屏，未按存储键严禁采集下一个申请。
5．采集中遇有个别文字打不出时要输入相应字节的“星号”供受理人员发现及手写修改通知书中的相应文字。
6．采集挂号号码时，应先采集地名前两个汉字，再输入阿拉伯数码，地名多于两个汉字部分不予采集，特快专递录入前四位阿拉伯数字及最后两位英文字母，如××××CN。
（四）数据的校对
1.依据请求书对首采校对单的数据逐项校对，错采、漏采的项目应重新核对。属受理审核缺陷，修改请求书及清单记录。属采集录入错误，修改校对单记录。确认正确后重新采集。
2.打印的缴费通知书上的缴费数额、缴费期限应认真核对，防止出现重大差错。
3.校对单的右下角加盖受理人员名章。
注：在完成文件整理，数据传输前，应对申请数据进行两次校对，一是在首采后，要进行屏幕校对，二是在打出校对单后，再次进行校对，以确保数据的完整，准确。
三、数据传输与文件的转送
（一）数据传输与文件的转送步骤
1．当天的申请纸件文件与当天电子数据通过扫描申请号进行核对，核对无误后，打印核对清单。
2．纸件与电子数据核对后，纸件文件装袋、进行数据备份。
3．第一天采集的申请数据备份后应于第二天按规定传输时间段发送，发送后打印数据发送清单。
4．申请文件的纸件文件应于数据发送的当天或第二天寄出。
（二）数据传输与文件的转送规则
1．电子数据发送后打印的发送清单应一式两份，一份在代办处留存，另一份随纸件文件寄送专利局。
2．寄送纸件文件的数量、类型应与传输的电子数据相一致。
3．纸件文件的邮寄清单上应注明文件类别、文件数量、经办人姓名、装包日期等内容。
4．纸件邮寄清单一式两份，随申请文件送受理处一份，代办处留存一份。
5．寄送的申请文件的纸件应与发送清单、纸件邮寄清单放在一起，不可与其他文件、费用单据混装。
6．邮寄新申请文件时，必须使用挂号信函方式，不得使用包裹方式。对一次邮寄的多批邮件，应在邮件封面清楚地注明采集批号及邮件编号。如（Dxxxx第x 共x）。
7．寄送、发送周期以日为单位计算（即第一天采集的申请数据第二天发送），要确保申请文件和申请数据按时递交或传送。
8．每天无论录入几个批次（允许多批一次传输），均不允许一天之内多次传输同一批或不同批次的数据。
9．当天没有受理新申请，第二天应向受理处通告，代办处该天传输件数为“0”。如传输过程遇特殊情况（如停电或机器故障）应与受理处联系。
10．电子数据的发送和纸件文件的寄送应指定专人负责，要确保电子数据和纸件文件的安全、准确、稳定，不发生丢失或泄密事件。

四、错误更正程序
（一）数据已传输、纸件尚未寄出时，代办处发现文件处理有错误，应立即用传真件通知受理处，将错误的内容告知，并应同时修改纸件，更正本地数据库内容。由受理处负责修改已传输的数据。
（二）数据已传输、纸件也已寄出时，应通知受理处发现错误的申请号及错误的内容，由受理处修改纸件内容与数据，并作差错记录。
（三）受理处接收文件，并将数据文件装库后又发现的错误按下列程序办理：
1．著录项目的修改，由受理处更改纸件上的内容，并以修改更正方式通知申请人。
2．申请日确定错误的更正，应由代办处提供申请人寄交文件的邮局凭证，经受理处核实后，修改纸件及数据，并通知申请人。
3．申请类别错误或使用申请号错误，由受理处向部领导提出修改更正报告经批准后，更正类别错误，同时通知代办处写出更正错误报告，由经办人写明出现错误的原因，并由代办处负责人签署意见，报部审批后，由综合处备案。
4．费用减缓审批出现错误的更正
（1）由受理处核对原确定减缓的比例，并修改费减标记。
（2）通知申请人更正减缓比例，并按正确的比例交纳申请费用。
（3）更正减缓比例的通知应存入文档一份。

五、申请号的领取及返回
专利申请号领取应有专门的记录，在受理工作中，申请号应按流水顺序使用，因故作废的申请号应有记载并尽可能将废号条收齐保存。年底应将未使用申请号退回，并报送申请号使用情况表。每年年初，旧的申请号应于元月1日停止使用，申请日为前一年度的寄交申请，盖代办处收到日期戳，将文件与信封一同转寄专利局受理处。

六、代办处受理系统的管理及使用
（一）代办处受理系统的管理
1．代办处受理系统的软、硬件由国家知识产权局提供，代办处负责使用管理。代办处负责人对受理系统的安全及正确使用负责。
2．受理系统应由一名代办处工作人员操作，该工作人员应具有计算机专业学历（或相近专业学历）。
（二）受理系统的工作范围
代办处受理系统仅用于新申请的数据采集，不得用于其它工作范围，不得向代办处以外的任何单位或个人提供受理数据和受理系统软件。
（三）受理数据备份及系统恢复
1．代办处操作人员每日应对受理系统的受理数据进行备份。
2．数据备份采用软盘备份和硬盘备份，妥善保存备份资料，定期将备份数据装入备用机。
3．当系统出现问题时，代办处操作人员因立即通知受理处，并应由代办处系统操作员根据系统恢复手册的指导内容，重新安装系统，受理数据由代办处利用本地备份数据盘恢复。恢复过程应有相应的书面记录，以书面报告形式报送初审及流程管理部综合处。
（四）代办处受理系统的软件维护与更新
代办处受理系统的软件维护与更新由国家知识产权局专利局汇同信息中心统一安排。

七、业务质量的管理
（一）各代办处应大力加强业务质量管理工作，认真执行“严格执法，按章办事”的方针，严格遵守受理工作的办事规程。
（二）各代办处应建立健全业务质量管理制度，建立个人业务质量工作档案，定期对本处的业务质量进行检查，考核。
（三）初审及流程管理部有关处室参与年检工作，每年进行不定期的质量检查，检查情况作为评选优秀代办处的一项重要内容。
（四）建立差错事故的登记、更正制度。凡由我局审查发现的代办处中错以上的失误，将由初审及流程管理部向有关代办处发出失误通知。
（五）因代办处工作失误，造成大错，需由初审及流程管理部更正数据时，一件大错，对代办处将处以人民币50元以下罚款。
大错的情形是指：
1．不符合受理条件的专利申请被受理的；
2．申请类别确定错误或给出错误申请号的；
3．费用减缓漏批,减缓比例错批造成费用交纳错误的；
4．因失误申请文件长时间未作处理,造成申请人无法在规定期限内交纳费用的；
5．申请文件核实不准确,造成实际所交文件与填写数量不一致的。
（六）代办处无故延误专利申请数据和文件的传输，专利申请文件每滞后一日，对代办处将处以人民币100元以下罚款。专利申请数据每滞后一日，对代办处将处以人民币200元以下罚款。

八、附则
（一）专利受理工作应由持上岗证的代办处工作人员执行，工作人员对专利受理的数据负有保密的义务，泄密者将承担法律责任，对代办处将处以人民币20000元以下罚款。
（二）不得在专利受理过程中收取任何手续费。
（三）凡因代办处失误引发的行政诉讼，法院裁决我局赔偿的，其赔偿费从代办处的劳务费中扣除。
（四）凡代办处违纪或以业务失误为借口的违纪行为，由我局纪检部门处理。
（五）代办处应遵守国家及国家知识产权局制定的有关规定，依法行政。未经批准，不得停止或改变代办处工作职能。
（六）严重违反本规定的，国家知识产权局将责令其停止工作整顿，直至撤销专利受理工作职能。

　

附件3

            国家知识产权局专利代办处自动化系统专用软件及数据管理办法


一、关于代办处自动化系统、专用软件及数据管理的规定
（一）为加强自动化设备及网络的管理，保证其日常运行和数据安全，特制定本规定。
（二）本规定所称的自动化设备（以下称设备）是指国家知识产权局为各代办处一次性配置的计算机主机、显示器、鼠标、键盘、调制解调器、集线器、条码阅读器、打印机等硬件设备及其附件。计算机设备及其附件，还包括机器内安装的各种系统软件、通讯软件和应用软件。其所有权属于国家知识产权局，配置该设备的代办处有使用权，其它任何单位和个人均无权调动、使用该设备。
设备从代办处的调出及报废，由国家知识产权局决定，其它任何单位和个人均无权处理该设备。
（三）各代办处应为配置的设备，安排足够的空间，合适的环境，安全的地点安置，以保证设备及系统的正常运行和安全。
（四）各代办处配置的设备，均应定点定人保管使用。任何人不得使用该设备从事和本职工作无关的业务，也不得让其他人员使用该设备。
（五）对于各代办处所配设备，要保证已安装的应用程序和通信程序的正常运行，不得更改或删除；不得与地方上检索或管理系统联网，未经允许不准修改、添加配置和相应程序；不得在数据通讯系统上发送与正常业务无关的文件。
（六）各代办处所配置的自动化系统的软件版权归国家知识产权局所有。各代办处只能使用，并保证软件不向外泄漏。
（七）用户不得擅自打开设备的机箱，不得擅自增减或改动硬件配置，不得在计算机内安装游戏软件或其它与业务工作无关的软件。
（八）代办处数据资源属于保密范围，是国家知识产权局的国有资产，为加强数据资源的管理，保证其安全可靠和正常使用，未经许可，任何人不得向外扩散或用于本职工作以外的其他用途。
（九）数据资源的采集、修改、更新、维护和使用以分级授权方式管理。被授权的人员在自己的权限范围内应按照有关规定对数据进行处理或使用，并保持数据的准确、完整和安全。
（十）任何人不得超出权限范围处理或使用数据资源，也不得以任何方式擅自将数据资源提供或出示给非授权人员，否则以违反专利法规定处理。
（十一）用户要爱护设备，不得带电插拔设备连接件，不得让液体或其它杂物掉落入键盘或机箱内；应保证设备的通风孔和显示器的散热孔不被堵塞或覆盖。
（十二）计算机所用各类耗材：软盘、硒鼓、鼠标、键盘、复印纸、打印纸等各类耗材，由各代办处自行解决。
（十三）各代办处的使用人员要经常对设备进行维护保养，经常查毒、杀毒。如果设备发生问题要及时进行维修不得带病作业，维修费用由各代办处自行解决。
如有重大事故要立即通知我部综合处备案（电话：010-62093388)，并写出事故报告。
（十四）对违反规定的，视情况请该代办处的主管局对责任人进行批评教育或行政处分。对违反规定而造成设备出现事故或故障的，由责任人承担部分或全部维修费用（包括维修工时费）。
（十五）对违反规定泄露数据机密，将依据《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家知识产权局保密的有关规定，追究当事人的责任并视情节轻重予以处罚。
（十六）对违反规定增加硬件的，则没收所增加的硬件，对责任人进行批评教育。拆除或更改硬件的，除按所拆除或更改部分的价值处罚外，由主管局视情况对责任人进行批评教育或行政处分。
（十七）专利局对各代办处的设备使用和运行情况每年要进行年检，对严重违反本规定的将予处理。

二、关于添加、修改自动化系统数据的规定
为了使代办处自动化系统中专利代理机构数据随着代理机构体制改革和注册变更而及时更新，并确保数据的正确和有利于数据库的维护，现对添加、修改自动化系统数据作以下规定：
（一）进行专利代理机构数据添加、修改的范围包括：专利代理机构名称或地址、邮编以及代码的注册变更、新成立专利代理机构、撤销专利代理机构。
（二）当专利代理机构注册变更生效后，由国家知识产权局向代办处发出修改数据通知书。
（三）代办处应在接到国家知识产权局修改数据通知书后，按通知书的要求以及修改数据的操作规程对有关数据进行修改，代办处不得擅自修改自动化系统数据，因擅自修改数据出现的法律后果，由代办处负责。（四）代办处应设专人负责修改数据，并在收到国家知识产权局修改数据通知之日起2日内完成修改。