1.通知和决定的产生
1.1 通知和决定
在专利申请的审批程序和专利权授予后的程序中，审查员、复审审查员、事务处理人员根据不同情况，将作出各种通知和决定。这些通知和决定主要有：受理通知书、审查意见通知书、补正通知书、手续合格通知书、视为撤回通知书、恢复权利审批通知书、期限届满通知书、缴费通知书、费用减缓审批决定通知书、初审合格通知书、公布通知书、进入实质审查程序通知书，授予专利权通知书、办理登记手续通知书、专利权视为放弃通知书、专利权终止通知书、驳回决定、复审决定、专利权无效宣告请求审查决定等。
1.2
通知和决定的撰写
撰写通知和决定应当遵守专利法及其实施细则和本指南的有关规定。
1.2.1 组成
除本指南中其他章节作出专门规定之外，通知和决定一般应由下列三部分组成。
(1)
著录项目：对于通知，该部分至少应当包括当事人姓名或名称（当事人有两人以上，但属于同一方时，可以仅注明其代表人，但通知的内容对其所代表的全体当事人均发生效力）以及通知所涉及的专利申请号；对于决定，该部分至少应当包括所有当事人姓名或名称以及决定所涉及的专利申请号。本部分最好还包括通知或决定所涉及的专利申请的发明创造名称。
(2) 正文：该部分至少应当包括通知和决定的名称、内容和结论。
(3)
结尾：该部分至少应当包括专利局印章和发文日期。
1.2.2 撰写
通知和决定的用语应当简洁，在作出不利于当事人的通知或决定时，应当说明理由，并指明后续法律程序。
通知和决定一般应当打字或者印刷，对于文字较少的，可以用手工书写。手工书写时，应当字体工整，字迹清晰，不得涂改。
1.3 通知和决定的份数
在专利申请的审批程序中，通知和决定一般为一式两份，正副本各一份；在专利的无效宣告请求审查程序中，通知和决定的份数根据参加程序的有关方数目来确定。
正本、副本都应当由经办人员签字或者加盖个人名章，需要审核的，要由审核人员加盖个人名章，此外还应加盖国家知识产权局专利局或者专利复审委员会审查业务用章，注明发文日期。正本存入案卷中，副本送交当事人。
2.通知和决定的送达
细则5 2.1
送达方式
2.1.1 邮寄
邮寄送达文件是指通过邮局把通知和决定送交当事人。除另有规定外，邮寄的文件应当挂号，并应当在计算机中登记挂号的号码、收件人地址和姓名、文件类别、所涉及的专利申请号、发文日期、发文部门。邮寄被退回的函件要登记退函日期。
2.1.2
直接送交
经专利局同意，专利代理机构可以在专利局指定的地点，按时接收通知和决定。特殊情况下经专利局同意，当事人也可以在专利局指定地点接收通知和决定。
除受理处窗口当面交付受理通知书和文件回执外，当面交付其他文件时应当办理登记签收手续。特殊情况下，应当由当事人在通知和决定的正本或者申请案卷上签字并记录当事人身份证件的名称、号码和签发单位。
2.1.3
公告
文件送交地址不清无法邮寄、或者因地址不详被邮局退回的通知和决定，专利局可以在专利公报上通过公告方式通知当事人。自公告之日起满一个月，该文件视为已经送达。
2.2 收件人
2.2.1 当事人未委托专利代理机构
申请专利或者提出专利权无效宣告请求而未委托专利代理机构的，文件送交请求书中指明的联系人。若请求书中未指明联系人的，收件人为当事人；当事人有两个以上时，请求书中另有声明指定非第一当事人为代表人的，收件人为该代表人；除此之外，收件人为请求书中第一当事人。
上述所谓请求书中指明的联系人，系指申请人或当事人为便于接收专利局的文件指定的仅作为接收专利局信函的人。在个人申请人或当事人确保能收到专利局信函时，可以不指定联系人。一般情况下，申请人或当事人是单位的，其指定的联系人应当是本单位的工作人员；申请人或当事人是个人的，指定的联系人应当是便于收到专利局信函并可迅速交给申请人或当事人本人的人。申请人或当事人只能指明一名联系人。
2.2.2 当事人委托专利代理机构
在专利代理委托书规定的权限范围内，通知和决定的收件人为该专利代理机构。
专利代理机构指定了专利代理人的，收件人为该代理人。专利代理人有两个的，收件人为该两名专利代理人。
2.2.3 其他情况
当事人无民事行为能力的，在专利局已被告知的情况下，通知和决定的收件人是法定监护人或者法定代理人。
细则5
2.3
送达日
2.3.1 邮寄
通过邮寄的通知和决定，自发文日起满十五日推定为当事人收到通知和决定之日。当事人提供证据，证明实际收到日在推定收到日之后的，以实际收到日为送达日。
2.3.2 直接送交
直接送交的通知和决定，以交付日为送达日。专利代理机构经专利局同意在指定地点接收通知和决定的，自交付日起满十五日推定为专利代理机构收到通知和决定之日。
2.3.3 公告
通知和决定是通过在专利公报上公告方式通知当事人的，以公告之日起满一个月推定为送达日。当事人见到公告后可以向专利局提供详细地址，要求重新邮寄有关文件，但仍以自公告之日起满一个月为送达日。
3.退件的处理和文件的查询
3.1 退件的处理
邮寄退回的通知和决定由发文部门作计算机登录，再转送作出该通知和决定的部门进行处理。
处理退件首先应根据申请案卷中申请人、代理机构提供的各种文件认真分析，查清退件的原因。能够重新确定正确地址和收件人的，更正后重新发出。
退件经过处理仍无法邮寄或者再次被退回时，根据通知和决定的性质，必要时采用公告的方式送达当事人。
退件（连同信封）由经办人员签字后存档。
3.2 文件的查询
收件人申诉未收到专利局的某一通知和决定的，应当由作出该通知和决定的部门进行查询。查询首先在专利局发文部门进行，查询结果（包括通知和决定的发文日期、挂号号码和收件人）应当通知申诉人。
收件人需要进一步了解送达情况的，应当办理查询手续（专利局可以收取查询费），由发文部门通过当地邮局查询收件人所在邮政部门。查询结果表明未送达的责任在专利局或者邮局的，应当尽快重新发出有关通知和决定；查询结果表明未送达的责任在收件人所在单位收发部门或者收件人本人及其有关人员的，专利局可以根据当事人的请求重新发出有关通知和决定的复印件，但不得变更发文日。
查询时效为十个月，自发文日起计算。
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